jueves, 29 de julio de 2010
INTRODUCCIÓN.
Microsoft Project es un programa o software para la gestión de Proyectos. Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales del Proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.
La administración de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto de millones de pesos. La mayoría de los Proyectos comparten actividades comunes, como la división del Proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Además, todos los Proyectos constan de tres fases principales:
• Crear el plan de trabajo.
• Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto.
• Cerrar el Proyecto.
La administración de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto de millones de pesos. La mayoría de los Proyectos comparten actividades comunes, como la división del Proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Además, todos los Proyectos constan de tres fases principales:
• Crear el plan de trabajo.
• Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto.
• Cerrar el Proyecto.
EN MICROSOFT PROJECT LOS TRES FACTORES QUE CONFORMAN CADA PROYECTO SON:
• Tiempo: el tiempo para completar el Proyecto, que se refleja en la programación del mismo.
• Dinero: el presupuesto del Proyecto, que se basa en el costo de los recursos, personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
• Ámbito: los objetivos y las tareas del Proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlo
• Dinero: el presupuesto del Proyecto, que se basa en el costo de los recursos, personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
• Ámbito: los objetivos y las tareas del Proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlo
CREAR UN ARCHIVO
• Inicie el programa
• En el Menú Archivo haga clic en la opción Nuevo
• En el cuadro de diálogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente
• En el Menú Archivo haga clic en la opción Nuevo
• En el cuadro de diálogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente
DEFINIR CALENDARIO PARA PROYECTO
Lo más recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario donde se defina los días que se van a trabajar, días que tiene un mes, horas a la semana, etc.
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
• Clic en Herramientas – Opciones
• Clic en Calendario. En el cuadro de diálogo que aparece defina las condiciones para el proyecto
• Cuando haya terminado, dé clic en Aceptar.
• Abra nuevamente el menú Herramientas – Cambiar calendario Laboral.
• Haga clic en Crear Calendario
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
• Clic en Herramientas – Opciones
• Clic en Calendario. En el cuadro de diálogo que aparece defina las condiciones para el proyecto
• Cuando haya terminado, dé clic en Aceptar.
• Abra nuevamente el menú Herramientas – Cambiar calendario Laboral.
• Haga clic en Crear Calendario
COMO APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO
• Clic en Proyecto – Información del Proyecto
• En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicará al proyecto.
• Clic en Aceptar.
• En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicará al proyecto.
• Clic en Aceptar.
AGREGAR TAREAS AL PROYECTO
Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Ver – Diagrama de Gantt
• Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre
• Pulse Enter para continuar con la siguiente
• Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre
• Pulse Enter para continuar con la siguiente
ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA
Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.
Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación de 0 – 2 m, instalación de mesón de acero inoxidable.
Convertir una tarea en una subtarea:
• Señala la tarea que vaya a modificar
• En Proyecto haga clic en Esquema
• Clic en Aplicar Sangría.
IMPORTANTE:
Existe una forma más ágil de aplicar sangrías a las tareas:
• Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea
• Haga clic en el botón derecho del Mouse
• Clic en Aplicar sangría
Insertar la tarea resumen del proyecto
• Haga clic en Herramientas – Opciones
• Clic en Vista
Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación de 0 – 2 m, instalación de mesón de acero inoxidable.
Convertir una tarea en una subtarea:
• Señala la tarea que vaya a modificar
• En Proyecto haga clic en Esquema
• Clic en Aplicar Sangría.
IMPORTANTE:
Existe una forma más ágil de aplicar sangrías a las tareas:
• Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea
• Haga clic en el botón derecho del Mouse
• Clic en Aplicar sangría
Insertar la tarea resumen del proyecto
• Haga clic en Herramientas – Opciones
• Clic en Vista
COMO TENER ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO
Existen más de 20 vistas integradas en Microsoft Project, unas asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones.
Las vistas más utilizadas están disponibles en el menú Ver. Pero se pueden encontrar todas las vistas en el Menú Ver – Más Vistas
Las vistas más utilizadas están disponibles en el menú Ver. Pero se pueden encontrar todas las vistas en el Menú Ver – Más Vistas
ESCALAS TEMPORALES
La escala temporal aparece en el área del gráfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Año – Mes – Semana, Año – Semana - Día.
TABLAS
Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que están relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas.
Establecer Dependencia De Tareas
Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:
• Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora
• Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.
• Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora.
• Nivel 2 87
• Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible
Establecer Dependencia De Tareas
Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:
• Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora
• Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.
• Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora.
• Nivel 2 87
• Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible
CREACIÓN DE HITOS EN UN ESQUEMA
Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto. Para crear hitos hay dos formas. La más fácil es escribir el hito como una tarea (Por ejemplo: construcción primer piso completo) y ponerle una duración de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el hito no tiene duración cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma:
• Doble clic Sobre el nombre de la tarea para que aparezca el recuadro con la información de la tarea
• En la pestaña Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito.
• Doble clic Sobre el nombre de la tarea para que aparezca el recuadro con la información de la tarea
• En la pestaña Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito.
ASIGNAR RECURSOS
Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la que mejor trabaje.
1. Primera Forma
• En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso.
• Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.
• Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación.
1. Primera Forma
• En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso.
• Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.
• Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación.
ASIGNACION DE RECURSOS
Para los proyectos siempre hay recursos que están disponibles en determinadas fechas y en otras no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programación puede hacer lo siguiente:
• Estando en el Diagrama de Gantt
• Haga clic en Herramientas – Asignación de Recursos
• Aparecerá este cuadro de diálogo con
• todos los recursos. Ubíquese sobre un recurso y déle doble clic para que aparezca la información del recurso.
• En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos de tiempo que el recurso estará disponible, también podrá agregar diferente información como el costo de los recursos, las horas que trabaja diariamente el recurso, etc.
• Estando en el Diagrama de Gantt
• Haga clic en Herramientas – Asignación de Recursos
• Aparecerá este cuadro de diálogo con
• todos los recursos. Ubíquese sobre un recurso y déle doble clic para que aparezca la información del recurso.
• En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos de tiempo que el recurso estará disponible, también podrá agregar diferente información como el costo de los recursos, las horas que trabaja diariamente el recurso, etc.
PARA ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO
• Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Herramientas – Asignar Recursos
• En el cuadro de diálogo Asignar recursos, active la casilla de verificación que hay junto al cuadro Filtrar por:. Si no aparece esta opción, asegúrese que el cuadro que hay en la parte superior al lado de Opciones de lista de Recursos tenga un signo menos, si no lo tiene haga clic sobre el cuadro.
• Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que esta buscando no aparece en la lista, haga clic en Más Filtros
• Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrará los recursos que cumplen los criterios seleccionados.
• Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explicó anteriormente
• Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o
• simplemente desactive la casilla Filtrar.
CRÍTICAS
Rutas Críticas
En la fase de planeación del proyecto se identifica una ruta crítica particular. Después de comenzar la fase de ejecución y de comunicar el progreso real, la ruta crítica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro.
Visualizacion De Tareas Críticas
Para ver la ruta crítica del proyecto existen varias formas.
En Ver, seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento
PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS
Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones. El resultado es el costo de la asignación.
COMO ESTABLECER COSTOS
El método que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede especificar el método que más se ajuste a sus gustos.
Es importante especificar el método de acumulación de costos para el planeamiento del flujo de costos. Para esto siga los siguientes pasos:
Haga Clic en Ver – Hoja de Recursos (Asegúrese que esté ubicado en la Tabla de Entrada)
Nivel 2 102
En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los métodos: Comienzo, Prorrateo, Fin
Los métodos consisten en:
Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio del proyecto Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del proyecto Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o recursos.
• En el cuadro de diálogo Asignar recursos, active la casilla de verificación que hay junto al cuadro Filtrar por:. Si no aparece esta opción, asegúrese que el cuadro que hay en la parte superior al lado de Opciones de lista de Recursos tenga un signo menos, si no lo tiene haga clic sobre el cuadro.
• Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que esta buscando no aparece en la lista, haga clic en Más Filtros
• Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrará los recursos que cumplen los criterios seleccionados.
• Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explicó anteriormente
• Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o
• simplemente desactive la casilla Filtrar.
CRÍTICAS
Rutas Críticas
En la fase de planeación del proyecto se identifica una ruta crítica particular. Después de comenzar la fase de ejecución y de comunicar el progreso real, la ruta crítica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro.
Visualizacion De Tareas Críticas
Para ver la ruta crítica del proyecto existen varias formas.
En Ver, seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento
PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS
Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones. El resultado es el costo de la asignación.
COMO ESTABLECER COSTOS
El método que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede especificar el método que más se ajuste a sus gustos.
Es importante especificar el método de acumulación de costos para el planeamiento del flujo de costos. Para esto siga los siguientes pasos:
Haga Clic en Ver – Hoja de Recursos (Asegúrese que esté ubicado en la Tabla de Entrada)
Nivel 2 102
En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los métodos: Comienzo, Prorrateo, Fin
Los métodos consisten en:
Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio del proyecto Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del proyecto Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o recursos.
REVISIÓN DE LOS COSTOS PLANEADOS
Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla Costo a la vista Uso de Tareas o Uso de Recursos. Para hacerlo siga estos pasos:
• Haga clic en Ver – Uso de Tareas o Ver – Uso de Recursos, para mostrar una de las vistas de asignaciones.
• Haga clic en Ver – Tabla – Costo
• Haga clic en Ver – Uso de Tareas o Ver – Uso de Recursos, para mostrar una de las vistas de asignaciones.
• Haga clic en Ver – Tabla – Costo
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